Organizarea și managementul călătoriilor de afaceri – companiile pe drumul schimbării

România, față în față cu țările din Europa Centrală și de Est (CEE)

Amadeus a anunțat recent rezultatele studiului „Business travel organization and management in the CEE large and medium enterprises”. După analizarea atentă a rezultatelor studiului, se poate vedea limpede că la nivel operațional există multe arii în care companiile văd nevoia de schimbare, țintind formalizarea și optimizarea procesului de gestionare a călătoriilor de afaceri. Majoritatea companiilor românești sunt deschise la soluții noi (76%) și/sau la externalizarea organizării și gestionării călătoriilor de afaceri (90%). Externalizarea aduce beneficii tangibile, cum ar fi accesul la oferte actuale și discounturi, dar și beneficii legate de calitatea serviciilor, cum ar fi acces 24/7 sau persoană de contact dedicată. Este o schimbare pozitivă majoră în abordarea gestionării acestei zone – deoarece se dovedește că în companiile unde astfel de schimbări au fost introduse (a fost definită o politică de călătorii și au fost implementate instrumente IT dedicate) satisfacția legată de organizarea și gestionarea călătoriilor de afaceri este la cel mai înalt nivel.

București, 18 mai 2017. Studiul a acoperit câteva țări central și est-europene: Republica Cehă, Polonia, Ungaria, Letonia, Lituania și România, fapt care ne-a permis să aprofundăm analiza prin compararea tendințelor românești de călătorii de afaceri cu cele ale altor țări din regiune.

Cum se compară România cu restul regiunii CEE? Se pare că zonei călătoriilor de afaceri nu i se acorda deocamdată un interes major de către companiile romanești. Firmele percep adesea astfel de călătorii de afaceri drept un cost necesar, mai degrabă decât o investiție. Acesta ar putea fi motivul pentru care zona managementului călătoriilor de afaceri din companiile românești este adesea nestructurată, fapt care se reflectă în lipsa unor politici de călătorii în peste 50% dintre companii, lipsa de soluții IT în 60% dintre firme și popularitatea unor site-uri Internet externe. Pe de altă parte, modelul outsourcing este destul de popular, jumătate dintre companii utilizând serviciilor unor agenții de turism. În ciuda acestui fapt, companiile sunt în mare parte satisfăcute de soluțiile existente în sfera managementului călătoriilor de afaceri, marea majoritate a lor așteptându-se la schimbări în maniera de organizare a călătoriilor de afaceri.

Rezultate cheie ale studiului, în cifre:

• Deciziile legate de organizarea și gestionarea călătoriilor de afacerilor se iau în majoritatea companiilor de către Consiliul Director.

• Aproape jumătate dintre companiile cercetate în România dispun de o politică de călătorii de afaceri. Cel mai adesea, companiile care dispun de o politică de călătorii de afaceri rezervă camere de hotel și bilete de zbor în conformitate cu această politică; aproape trei sferturi dintre companii achiziționează asigurări.

• Cele mai multe companii din România plătesc biletele de avion prin transfer bancar; alte forme de plată sunt folosite mult mai rar pentru plata unui zbor. Numerarul și plățile prin transfer sunt cele mai folosite forme de plată pentru bilete de tren.

• Mai bine de jumătate dintre companiile din România care se așteaptă la schimbări legate de organizarea călătoriilor de afaceri ar dori ca angajații lor să se conformeze politicii de călătorii de afaceri; în al doilea rând, ele se așteaptă la reducerea timpului alocat planificării călătoriilor de afaceri.

• Companiile cercetate sunt împărțite din punct de vedere al planurilor legate de economii pentru anul 2017 – aproape jumătate dintre ele au planificate astfel de economii, în vreme ce un număr ceva mai mic de companii nu au planificate economii.

• Dintre companiile care au planificate economii pentru 2017, două cincimi intenționează să realizeze economii la nivel de 6-10%, și una din patru la nivel de 16-20%.

• Majoritatea clară a companiilor este înclinată să coopereze cu agențiile de turism, în vreme ce beneficiile menționate cel mai des de întreprinzătorii români includ servicii 24/7, oferte ajustate la nevoile individuale ale companiei, precum și o persoană de contact dedicată.

Pe drumul schimbării

Peste 45% dintre companiile din CEE și 72% dintre companiile din România au declarat că se așteaptă la schimbări în ceea ce privește maniera existentă de organizare a călătoriilor de afaceri. 72% dintre companiile care operează pe piața românească se așteaptă cel mai frecvent la schimbări ale modului curent de organizare a călătoriilor de afaceri. Atât în România, cât și în alte țări CEE, cele mai așteptate schimbări se referă la conformarea angajaților cu politica de călătorii și la reducerea birocrației.

Plățile prin transfer bancar se aplică cel mai frecvent în România (88%). Cardul de credit al companiei este utilizat mai des în Republica Cehă și în Ungaria decât în alte țări, în vreme ce în Polonia el este utilizat mai rar (28%).

România este una dintre piețele unde soluțiile prezentate în cadrul studiului cu privire la organizarea și gestionarea călătoriilor de afaceri se bucură de un mare interes în rândul companiilor (76%). 76% dintre companiile din România sunt interesate de soluții care țin de organizarea și gestionarea călătoriilor de afaceri, iar mai mult de două cincimi ar fi interesate de disponibilitatea tuturor serviciilor într-un singur loc (42%). De asemenea, firmele românești au în vedere posibilitatea de comparare a ofertelor de la diverși furnizori, precum și simplitatea și transparența procesului de organizare a călătoriei de afaceri (37% în ambele cazuri).

Robert Komartin – Regional Manager, Romania & Hungary, General Manager, Amadeus Romania: „În ciuda progresului tehnologic, care acoperă și domeniul relațiilor de afaceri, călătoriile de afaceri oferă o oportunitate pentru întâlniri face-to-face și pentru consolidarea relațiilor cu partenerii. Putem considera că zona de călătorii de afaceri rămâne un aspect important al operațiunilor companiilor și contribuie la succesul lor. Cu toate acestea, rezultatele sondajului comandat de Amadeus arată că în Europa Centrală și de Est există încă multe companii în care zona de călătorii de afaceri nu este formalizată. Lipsa de soluții, cum ar fi politica internă privind călătoriile de afaceri și instrumentele IT dedicate, înseamnă că organizarea călătoriilor de afaceri cade de obicei în sarcina angajaților care călătoresc. Un astfel de sistem de organizare a călătoriilor de afaceri nu este eficient în ceea ce privește timpul alocat planificării călătoriilor sau din punct de vedere financiar. Companiile, cu toate acestea, încep să realizeze beneficiile și să implementeze soluții inovatoare, care urmează să reglementeze și să simplifice procesul de călătorii de business“.

Metodologia studiului

Comandat de Amadeus, studiul desfășurat în rândul factorilor de decizie a fost realizat în semestrul doi al anului 2016 de către agenția de cercetare de piață KANTAR TNS. Interviurile telefonice (CATI) au inclus companii din țări central și est-europene: Republica Cehă, Ungaria, Letonia, Lituania, Polonia și România. Eșantionul folosit a inclus 1002 organizații cu peste 50 de angajați, care cheltuie cel puțin 50000 euro anual pe călătorii de afaceri sau care organizează cel puțin 250 de călătorii de afaceri pe an. Respondenții au fost angajații responsabili pentru organizarea și gestionarea călătoriilor de afaceri sau persoane care au fost indicate ca știind cele mai multe lucruri în această zonă de activitate a companiei. Studiul s-a desfășurat în următoarele verticale industriale: producție (42%), servicii (24%), administrație (21%) și comerț (13%). Respondenții se grupează astfel:

– 61% fac parte din organizații cu 50 – 249 angajați;

– 31% aparțin organizațiilor cu 250 – 999 angajați;

– 8% aparțin organizațiilor cu mai mult de 1000 de angajați.

Studiul complet poate fi descărcat de la adresa

http://www.amadeusbusinesstravel.com/ro/

Despre Amadeus

Amadeus este lider în furnizarea de soluții de tehnologie și de distribuție pentru industria de turism. Grupurile de clienți includ furnizori de turism (de exemplu, companii aeriene, hoteluri, operatori de transport feroviar, linii de feribot, etc.), vânzători din turism (agenții de turism și site-uri specializate) și clienți finali (corporații și companii de management al turismului).

Grupul Amadeus are în jur de 13.000 de angajați la nivel global, în sediile centrale din Madrid (sediul central corporativ), Nisa (dezvoltare) și Erding (operațiuni), precum și în cele 71 de reprezentanțe Amadeus la nivel global.

Amadeus este listată la Bursa de Valori Spaniolă, sub simbolul „AMS.MC” și este o componentă a indicelui IBEX 35.

Pentru a afla mai multe despre Amadeus, vă rugăm să vizitați www.amadeus.com și www.amadeus.com/blog pentru mai multe detalii despre industria de turism.

Urmăriți-ne și pe: