Cand eram mica, undeva pe la 9-10 ani mergeam la dansuri. Alaturi de sala unde noi, copiii, invatam miscari complexe, era o sala unde alti copii invatau sa cante la pian. Fascinata de ceea ce vedeam in fiecare zi, am insistat la ai mei pana m-au dus la prima mea lectie. Ei bine, imi amintesc foarte clar ca mi s-a parut totul foarte complicat, ca nu intelegeam cum o sa reusesc sa cant cand mi se impleticeau degetele si mainile pe clape si am ajuns acasa total descurajata spunand ca nu mai merg in viata mea acolo, gandindu-ma ca nu ar fi trebuit sa imi doresc asta de la bun inceput.
Asa se poate intampla si cand preiei o functie noua cu noi responsabilitati. Proiectele vechi, nefinalizate inca exista, cele noi nu intarzie sa apara, resposabilitatile sunt dintr-o data mai multe (si pare ca si mai complicate) si poti sa iti spui la un moment dat: „de ce m-am bagat in asta?”
Totusi, nu dispera si nu renunta. Te asigur ca pe masura ce timpul trece, lucrurile vor deveni mai simple. Te poti folosi de multe instrumente de invatare si dezvoltare existente acum, dar si de cateva tool-uri esentiale pentru a avea mai rapid rezultate. Iata cinci arii esentiale carora, daca le acorzi atentie vei ajunge mai rapid la rezultate cu echipa ta:
- Gestionarea proiectelor
- Organizarea e-mailurilor
- Folosirea reminder-elor
- Modul in care te uiti la productivitatea ta
- Desigur, pauzele
Iata, pentru fiecare din cele 5 arii, ce te poate sprijini
- Alege-ti un tool de project management.
Sunt multe variante gratuite sau la preturi foarte accesibile care realmente te vor ajuta sa organizezi lucrurile si mai mult. Dupa ce incerci si alegi un program, pe masura ce il vei folosi vei fi fortat sa gandesti procesele in mai mare detaliu si te va ajuta sa vezi suprapuneri, aglomerari si aspecte ce pot fi ineficiente in echipa ta. Incearca pe rand Bitrix24, Asana, Basecamp, Trello, sau MeisterTask si vezi care ti se potriveste mai bine.
- Nu uita sa iti creezi reguli in inbox si sa iti organizezi e-mail-ul in mod eficient.
Vrei, nu vrei, numarul tau de e-mailuri va creste odata cu preluarea noii functii iar tu vei fi in mod constant in sedinte. Organizeaza-ti mailul cat de curand cu dosare de tipul: urgente, proiecte, proceduri/schimbari, info produse etc. Sunt doar cateva exemple, ideea este sa iti gasesti criteriile cele mai potrivite pentru munca ta si sa creezi astfel de dosare pentru a creste eficienta si a nu scapa din vedere lucruri importante. Nu lasa totul sa intre in inbox, creaza reguli si evita sa fii intrerupt de orice fel de informatie inutila care iti ajunge in e-mail. Si, nu in ultimul rand, foloseste-te de add-in-uri. Sunt foarte multe, unele iti imbunatatesc cautarile (stii acel moment cand ai nevoie rapid de un e-mail si search-ul nu ajuta foarte mult), altele iti recupereaza mesaje sterse din greseala iar daca ai windows 10, functia speech recognition te ajuta sa iti controlezi calculatorul prin comenzi vocale, sa dictezi email-uri si sa editezi documente. Add-ins pentru cresterea eficientei:
- Looken, imbunatateste cautarea in outlook:https://lookeen.com/index.html;
- Evercontact, face update automat la contacte
- Mailalert: creaza alerte pentru mesajele importante astfel incat tu sa nu stai mereu cu ochii in e-mail.
- Remindere
Ei bine, e foarte important sa ai la indemana un tool care sa iti aminteasca ce ai de facut. Te scapa de mult stres, de foite pierdute, de intarzieri. In plus, poti folosi aplicatia si pentru taskurile personale. Poti folosi pe de o parte calendarul din outlook sau cel din google unde avantajul este ca daca ai contul de google pe telefon vei primi si acolo reminderele. O aplicatie interesanta este RemindMe for Windows si tot pentru laptop poti incerca Followupthen. Daca nu iti place sa notezi si stai mereu cu telefonul dupa tine, poti incerca To Do Reminder.
- Cresterea productivitatii
Ce frumos ar fi sa existe o aplicatie care sa inregistreze timpul petrecut de tine pe un anumit task, sa il si exporte ca sa scapi de umplerea timesheet-urile prin care sa iti motivezi timpul petrecut la lucru si la final sa iti ofere o sumedenie de rapoarte astfel incat sa intelegi ce iti ocupa foarte mult timp, unde esti ineficient si daca te concentrezi pe noile tale sarcini de management. Poti incerca Focus Booster care face fix asta. Daca esti extrem de distras de ceea ce se intampla in online si iti verifici Facebook-ul mai des decat mailul, poti incerca Cold Turkey care, blocheaza anumite site-uri pentru a evita sa fii distras si care, vorba utilizatorilor, este un fel de „mama ta transformata in aplicatie”. Daca cele doua nu iti implinesc nevoile, in linkul de mai jos gasesti pe scurt descrierile a peste 30 de aplicatii similare cu mai multe sau mai putine functionalitati: http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2395938,00.asp
- Pauzele sunt importante
Nu uita sa iti aloci si tie timp, pentru a fi creativ si a face fata noilor provocari, a avea energia necesara sa te confrunti cu toate aspectele grele (dar si frumoase) ale coordonarii oamenilor, ai nevoie de momente de relaxare si pauze. Si nu le privi ca o pierdere de timp, e important sa te ridici de pe scaun 5 minute sa iti indrepti spatele si sa iei o gura de aer. Atunci cand iti place foarte mult ceea ce faci si pur si simplu nu iti dai seama cum trece timpul, poti folosi una din aplicatiile din acest link pentru a-ti aminti sa aloci cateva minute si pentru tine: https://www.makeuseof.com/tag/apps-reminders-take-break-screens/
—————————————–
Si daca vrei sa iti dezvolti abilitatile de manager, nu uita ca avem un curs in 17-18 noiembrie, “SuperManager. Prima mea echipa”
Iata cateva detalii despre curs:
Cursul are integrat un instrument de evaluare a abilitatilor de management, Way Manager este un tool simplu si usor de folosit care se potriveste perfect pentru managerii la inceput de drum.
Instrumentul furnizeaza o poza clara a situatiei actuale a noului manager sub 4 aspecte (Management Organizational, Managementul Echipei, Managementul Schimbarii si Resursele Personale).
Astfel provocarile noilor manageri devin dintr-o data mai usor de adresat.
Ziua 1 se focalizeaza pe dezvoltarea mea mea ca manager, cum imi cresc eficienta, cum devin atat un bun organizator cat si un lider inspirational.
Ziua 2 se focalizeaza pe modalitati de a-mi dezvolta echipa si de a face managementul oamenilor.
In variant in-house a cursului, Va propunem si o jumatate de zi de follow-up, intr-un mediu informal unde sa discutam pe fapte, sa impartasim idei, sa facem schimb de experienta.
Cursul este conceput pentru:
- Cei recent promovati in posturi de supervizori, team-leaderi, management.
- Cei care doresc consolidarea abilitatilor de management de baza: rol, leadership, planificare, coordonare si organizare, control, motivarea si dezvoltarea oamenilor, abilitati de lucru cu oamenii, comunicare, feedback, apreciere.
- Cei care sunt in primii 2-3 ani de management, supervizare.
- Cei care vor dezvoltarea unui climat bazat pe incredere si eficienta a lucrului in echipele lor.
De ce parcurgi acest program:
INTERACTIVITATE: programul este special conceput pentru a fi cat mai dinamic, interactiv astfel incat invatarea sa se produca intr-un mod placut.
APLICARE: abordarea noastra pune mare accent pe aplicare si exersarea noilor comportamente. Astfel avem o multitudine de jocuri de rol, sesiuni video, studii de caz.
PROIECTE IN ORGANIZATIE: fara a investi foarte mult timp, participantii raman conectati la subiect prin implementarea ideilor din workshop-uri in cadrul muncii lor.
by vivianaandone |
